Microsoft 365 se vend par familles de licences : Business Basic, Business Standard, Business Premium, et quelques déclinaisons destinées aux grandes structures ou aux postes de production. Les intitulés changent régulièrement et Microsoft en modifie parfois le contenu, mais la logique reste la même depuis des années : chaque niveau ajoute une couche à celui du dessous. Dans le Bassin Genevois, nous trouvons très souvent tout un parc en Basic, puis la même déception au premier ticket : Word n'est pas installé sur le poste, ou personne ne peut piloter les téléphones de l'entreprise faute d'Intune.
Nous vous aidons à choisir le niveau de licence utilisateur par utilisateur, dans le cadre de la gestion des messageries et de l'infogérance à partir de 120 HT / mois. Nous ne revendons pas les licences et nous n'inventons pas leur tarif : il vient de Microsoft ou de votre revendeur, et il évolue. Ce que nous apportons ici, c'est la traduction concrète de chaque niveau dans le quotidien de vos équipes.
Ce que chaque famille de licences change réellement
Business Basic couvre la messagerie, les applications utilisables dans le navigateur, Teams et OneDrive. Ce niveau suffit pour un profil qui travaille en ligne et consulte surtout ses mails, par exemple un poste partagé en atelier, un renfort saisonnier ou un collaborateur qui rédige peu.
Business Standard ajoute les applications installées sur le poste : Word, Excel, PowerPoint et le client Outlook complet. C'est le niveau attendu dès qu'une personne manipule des classeurs lourds, des documents mis en forme, des publipostages ou des modèles internes. Une comptabilité qui vit dans Excel n'est pas à sa place en Basic, parce que la version navigateur perd des macros et rame sur les gros fichiers.
Business Premium ajoute la couche de sécurité et de pilotage du parc : gestion des appareils avec Intune, accès conditionnel, protection renforcée des identités et des pièces jointes. C'est le niveau qui permet d'arrêter le bricolage quand des portables sortent de l'entreprise avec des données clients, et le seul qui autorise une règle du type « ce compte ne s'ouvre que depuis un appareil connu ». Pour comprendre la logique d'ensemble, relisez notre article sur ce que contient la suite Microsoft 365 et celui sur les identités avec Entra ID.
Un point mérite d'être dit clairement, parce qu'il pilote la facture : la licence se compte par utilisateur, pas par ordinateur. Un commercial qui travaille sur un portable, une tablette et un téléphone consomme une licence, pas trois. À l'inverse, un poste d'atelier utilisé par quatre personnes qui se connectent avec quatre comptes différents consomme quatre licences.
Pourquoi le panachage coûte moins cher qu'un niveau unique
La bonne réponse est presque toujours un mélange de niveaux. Un renfort saisonnier reste en Basic, la comptabilité passe en Standard, la direction et les commerciaux nomades justifient un Premium. Mettre tout le monde au même niveau « pour faire simple » ne simplifie rien : cela produit soit une facture inutilement élevée, soit une série de tickets d'assistance.
Les deux cas de figure que nous rencontrons le plus s'arbitrent différemment. Dans une TPE de cinq à huit personnes, un ou deux Premium ciblés sur les comptes qui détiennent les accès sensibles suffisent souvent, le reste de l'équipe restant en Standard. Dans une PME de vingt-cinq à quarante postes, avec des mobiles d'entreprise et du télétravail, le Premium généralisé devient plus cohérent, parce que le coût de gestion d'un parc non piloté dépasse rapidement l'écart de licence. Sachez également que l'engagement mensuel ou annuel modifie le tarif chez la plupart des revendeurs : demandez les deux montants avant de signer.
Les erreurs de licence que nous corrigeons le plus souvent
- Du Premium a été acheté pour huit personnes alors que personne n'ouvrira jamais la console Intune. La sécurité se paie, mais elle ne compte que si quelqu'un la configure et la surveille.
- Un parc entier est resté en Basic, et cinq tickets arrivent la même semaine parce qu'Outlook n'est pas installé sur les nouveaux ordinateurs.
- Des licences restent actives après un départ, parce que le compte n'a jamais été désactivé. Nous traitons ce point dans révoquer les accès au départ d'un salarié.
- Un tenant a été créé à l'origine avec une adresse personnelle, en version d'essai, et il est devenu l'annuaire officiel de l'entreprise sans que personne n'en soit réellement propriétaire.
- Personne n'a rapproché la liste des licences facturées de la liste des salariés présents. L'écart se compte parfois en plusieurs postes payés pour rien.
Ce qu'aucun niveau de licence ne vous apporte
Aucune famille de licences ne contient une sauvegarde au sens métier du terme. Microsoft assure la disponibilité de sa plateforme, pas la conservation longue durée de vos documents ni la restauration d'un dossier supprimé il y a huit mois. Nous développons ce point dans Microsoft 365 n'est pas une sauvegarde, et il justifie presque toujours une copie hors tenant.
De même, monter en niveau de licence ne règle pas un domaine mal configuré. Si vos enregistrements SPF, DKIM et DMARC ne déclarent pas Microsoft, vos messages continueront de tomber en indésirables en Premium comme en Basic, sujet que nous détaillons dans SPF, DKIM et DMARC.
Enfin, Google Workspace et Infomaniak proposent leurs propres niveaux, avec des logiques comparables. Nous comparons des besoins réels et des usages observés, pas des tableaux commerciaux.
Notre méthode pour arbitrer les niveaux avant votre renouvellement
Nous établissons d'abord qui fait quoi, en trois questions simples par personne : cette personne a-t-elle besoin de la messagerie seule, de la bureautique installée sur le poste, d'un mobile géré par l'entreprise ? Nous rapprochons ensuite cette liste des licences réellement facturées, ce qui met en évidence les comptes fantômes et les niveaux mal placés.
Nous vous remettons une répartition poste par poste, sans montant inventé, que vous validez avec votre revendeur ou directement dans votre portail Microsoft. Nous créons ensuite les comptes, appliquons les stratégies correspondantes et documentons le résultat dans une note courte que vous pouvez relire l'année suivante. Notre temps se facture en euros ou en francs, au même montant HT, et l'essentiel de ce travail se traite à distance.
Si tout votre parc est en Basic alors que la comptabilité travaille dans des classeurs Excel lourds, demandez-nous une revue des licences. Réaffecter les niveaux existants coûte presque toujours moins cher que d'acheter du Premium pour le poste d'accueil, et cette revue se cale utilement quelques semaines avant la date de renouvellement.