OneDrive Entreprise est l'espace de fichiers personnel attaché à chaque compte Microsoft 365. Sur un ordinateur Windows, il se présente comme un dossier de l'Explorateur marqué d'une icône de nuage, et son contenu suit l'utilisateur d'un poste à l'autre. Ce n'est pas le serveur de fichiers de l'entreprise : ce rôle revient à SharePoint, ou à un serveur local selon votre organisation.
La confusion entre les deux est la plus répandue de toutes celles que nous rencontrons dans le Bassin Genevois, et c'est aussi la plus coûteuse. Le scénario se déroule toujours de la même manière. Un commercial enregistre ses devis et ses grilles tarifaires « dans OneDrive », parce que le dossier est là et qu'il fonctionne. Il quitte l'entreprise. Trente jours plus tard, la licence est supprimée pour arrêter la facturation, et l'espace disparaît avec elle. Le dirigeant découvre alors que deux ans de propositions commerciales n'existaient nulle part ailleurs. Nous décrivons la procédure qui évite cette perte dans révoquer les accès au départ d'un salarié.
Nous cadrons l'usage de OneDrive dans le cadre du suivi Microsoft 365 et de la gestion des messageries, et nous traitons la question des copies dans l'offre sauvegarde et reprise d'activité. L'infogérance démarre à 120 HT / mois. Les licences Microsoft restent facturées par Microsoft ou votre revendeur, à un tarif que nous ne fixons pas.
Ce que OneDrive stocke réellement, et pour qui
L'usage légitime de OneDrive tient en trois situations. La première consiste à travailler sur un portable et à retrouver le même fichier sur le poste du bureau, sans clé USB et sans se l'envoyer par mail. La deuxième consiste à partager ponctuellement un document avec un client, par un lien dont vous maîtrisez la durée de validité. La troisième, souvent négligée, consiste à protéger les dossiers Bureau et Documents de l'utilisateur, pour qu'un ordinateur perdu ou remplacé ne fasse pas disparaître un travail en cours.
Ce qui n'a pas sa place dans OneDrive, c'est la production commune de l'entreprise : le dossier des clients, les modèles de documents, les pièces comptables, les contrats de travail. Ces éléments doivent vivre dans un espace d'équipe, avec des droits attribués par groupe, parce qu'ils doivent survivre au départ de la personne qui les a créés. Si vous n'utilisez pas SharePoint, un NAS bien administré remplit ce rôle correctement.
Comment fonctionne la synchronisation, et ce qu'elle ne protège pas
Le client de synchronisation maintient une copie locale des fichiers et remonte chaque modification vers le service. La fonction « fichiers à la demande » complique un peu le tableau : les documents apparaissent dans l'Explorateur, avec leur nom et leur taille, mais leur contenu n'est téléchargé qu'au moment de l'ouverture. C'est une bonne chose pour un disque de petite capacité, et c'est une mauvaise surprise dans un train sans réseau. Nous marquons donc explicitement les dossiers de travail comme conservés sur l'appareil pour les personnes qui se déplacent.
Il faut ensuite comprendre ce que la synchronisation n'est pas. Elle réplique fidèlement ce qui se passe sur le poste, y compris une suppression et y compris un chiffrement. Un rançongiciel qui chiffre le dossier local voit son travail recopié vers le service dans les minutes qui suivent. L'historique des versions existe et permet de revenir en arrière, mais il dépend de la configuration, il porte sur une durée limitée et sa restauration à grande échelle prend du temps, exactement au moment où l'entreprise est arrêtée.
C'est la raison pour laquelle nous répétons ce que nous détaillons dans Microsoft 365 n'est pas une sauvegarde : une copie indépendante, conservée en dehors du tenant, chez un autre acteur et avec sa propre rétention, reste nécessaire dès que vos fichiers ont une valeur contractuelle ou comptable. La synchronisation protège du matériel qui casse, pas de l'erreur humaine ni de l'attaque.
Le départ d'un salarié efface son espace personnel
Ce mécanisme mérite d'être connu des dirigeants, parce qu'il concerne une décision administrative et non un réglage technique. Lorsque la licence d'un utilisateur est retirée puis son compte supprimé, son espace OneDrive entre dans une période de conservation puis disparaît. Le délai laisse une marge de manœuvre, mais il s'écoule silencieusement pendant que l'entreprise gère un départ, un remplacement et une passation.
Notre règle est donc invariable : nous récupérons le contenu avant de supprimer le compte, nous le déposons dans l'espace d'équipe concerné, et nous ne fermons la licence qu'ensuite. Un accès délégué au responsable pendant la période de transition évite en plus de bloquer un dossier client en cours de traitement.
Les incidents de synchronisation que nous voyons chaque mois
- Toute l'équipe travaille dans le OneDrive du gérant, partagé à quinze personnes. Le quota se remplit, les droits deviennent impossibles à suivre, et le départ du gérant emporterait l'ensemble des fichiers.
- Un utilisateur a désactivé la synchronisation « pour aller plus vite », puis continue de croire que ses modifications remontent. Elles restent sur son disque, et personne ne s'en aperçoit avant la panne du poste.
- Les chemins d'accès sont trop longs, ou les noms de fichiers contiennent des caractères que le service refuse. La synchronisation tourne en boucle sur les mêmes éléments et signale une erreur que l'utilisateur finit par ignorer.
- Un OneDrive personnel, rattaché à une adresse privée, cohabite avec le OneDrive professionnel sur le même ordinateur. Les documents de l'entreprise finissent dans le compte privé du salarié.
- Un poste synchronise à la fois son espace personnel et plusieurs bibliothèques d'équipe complètes, ce qui remplit le disque et ralentit la machine sans bénéfice réel.
Windows et macOS ne se comportent pas exactement de la même façon sur ces points, notamment sur la gestion des fichiers à la demande et l'intégration au gestionnaire de fichiers. Un parc mixte demande donc une vérification sur les deux systèmes, et non une consigne unique.
Ce que nous mettons en place pour séparer le personnel de l'équipe
Nous établissons d'abord une cartographie simple, en une page : ce qui relève du travail individuel, ce qui relève de la production commune, et qui doit pouvoir lire ou écrire dans chaque ensemble. Cette étape est courte et elle détermine tout le reste.
Nous configurons ensuite la protection des dossiers utilisateurs sur les postes gérés, nous vérifions les quotas et les erreurs de synchronisation, et nous déplaçons vers les bibliothèques d'équipe ce qui n'a rien à faire dans un espace personnel. Nous mettons en place une copie hors du tenant lorsque les fichiers justifient un plan de reprise, et nous imposons la double authentification sur les comptes, faute de quoi un mot de passe volé donne accès à l'ensemble des documents.
La plus grande partie de ce travail se traite à distance, dans le portail d'administration. Nous nous déplaçons dans le Bassin Genevois quand un poste refuse obstinément de se synchroniser ou quand un disque doit être récupéré. Notre temps se facture au même montant HT en euros ou en francs.
Si vos devis et vos dossiers clients vivent aujourd'hui dans l'espace personnel d'une seule personne, signalez-le nous. Nous les déplaçons vers une bibliothèque d'équipe avant le prochain départ, ce qui coûte toujours moins cher qu'une tentative de récupération après la fermeture d'un compte.