Infogérance, sites et cloud pour les associations
Dans une association, l'informatique change de mains à chaque renouvellement de bureau.
Ce qui disparaît quand le bureau change
Club sportif, association culturelle ou caritative du Bassin Genevois : le site a été réalisé par un bénévole qui n'est plus là, la messagerie est une adresse gratuite partagée, et le fichier des adhérents vit sur l'ordinateur personnel du trésorier. Cela fonctionne tant que les mêmes personnes restent en place. Au renouvellement du bureau, plus personne ne sait qui détient le nom de domaine ni quelle adresse reçoit les mails de récupération.
Le second sujet est celui des données des adhérents, bien réelles même dans une petite structure : noms, adresses, dates de naissance, certificats, parfois des informations concernant des mineurs. Elles circulent en pièce jointe entre plusieurs bénévoles, dans des tableurs dont il existe cinq versions. Personne n'a de mauvaise intention, mais une seule boîte mail compromise expose l'ensemble du fichier.
Ce que nous remettons au nom de l'association
Nous établissons la liste des actifs et nous les remettons au nom de l'association : nom de domaine, hébergement, messagerie, comptes d'administration du site. Chaque bénévole en responsabilité reçoit une adresse nominative, et les mots de passe sont rangés dans un coffre dont l'association est propriétaire, pas nous. Le prochain bureau trouvera ses accès sans faire de l'archéologie.
Nous prenons ensuite le site, sa maintenance et la sauvegarde des documents. Nous ne remplaçons pas votre logiciel de gestion des adhésions ni votre outil de comptabilité, et nous ne sommes pas éditeur. Précision utile : notre grille est la même pour tous, associations comprises, avec un site à partir de 1490 HT et un contrat d'infogérance à partir de 120 HT par mois. Nous préférons un prix clair à un traitement particulier promis.
Ce que nous mettons en ordre dans une association
Passation de bureau sans perte d'accès
Nous dressons l'inventaire des comptes, nous vérifions qui en est titulaire et nous les rattachons à l'association plutôt qu'à une personne. Les mots de passe et les clés de récupération sont conservés dans un coffre partagé entre les membres du bureau. Une passation devient une remise de coffre, et non une enquête auprès de trois anciens présidents.
Fichier des adhérents éparpillé
Nous mettons en place un espace partagé unique, avec des droits distincts pour le bureau et pour les bénévoles occasionnels. Le fichier cesse de circuler en pièce jointe et une sauvegarde hors site en conserve les versions antérieures. Nous ne rendons pas d'avis juridique sur vos traitements, nous rangeons ce qui doit l'être techniquement.
Adhésions et inscriptions en ligne
Un formulaire d'adhésion qui n'envoie pas son mail de confirmation fait perdre des membres et génère des appels. Nous testons la chaîne complète et nous posons les enregistrements qui empêchent vos envois de tomber en indésirables. Le site affiche ensuite les dates, les tarifs et les documents à télécharger avant l'ouverture de la saison.
Trois prestations pour une association qui change de bureau
Infogérance
Postes du local lorsqu'il en existe, messagerie, comptes nominatifs des membres du bureau et coffre de mots de passe de l'association. L'inventaire est souvent réduit, et le contrat reste dimensionné à cette réalité plutôt qu'à un forfait type. Contrat à partir de 120 HT par mois, après audit.
Sites internet
Présentation, agenda, adhésion en ligne, documents à télécharger et actualités : un WordPress hébergé, sauvegardé et mis à jour. Une page supplémentaire se facture 90 HT et la mise en ligne 120 HT, sans grille particulière pour le secteur associatif. Création à partir de 1490 HT, maintenance ensuite.
Expertise cloud
Sauvegarde hors site du site et des documents de l'association, indépendante de l'ordinateur d'un bénévole, avec restauration testée. Le taux de 1000 HT par jour ne concerne que les dossiers d'infrastructure, rares à cette échelle. Quand le dossier le demande, à la journée.
Les données des adhérents et les comptes de l'association
Le risque principal d'une association n'est pas le piratage spectaculaire, c'est la perte de contrôle progressive. Un domaine acheté avec l'adresse personnelle d'un ancien membre, un site dont plus personne n'a l'accès administrateur, un hébergement prélevé sur un compte fermé : ces situations se règlent très mal dans l'urgence. Nous partons donc de la propriété, comme l'explique notre article sur les quatre clés que vous devez détenir sur votre site.
Le second réflexe consiste à traiter chaque départ comme un départ, même parfaitement cordial. Un membre qui quitte sa fonction conserve souvent l'accès à la messagerie, au site et au compte du réseau social, simplement parce que personne n'y a pensé. Nous appliquons la méthode décrite dans notre article sur fermer les accès et récupérer les dossiers au départ d'un collaborateur, ramenée à la taille d'une association.
Sur les données des adhérents, le sujet est autant organisationnel que technique. Une adresse par fonction, un espace partagé avec des droits, une sauvegarde hors site et un coffre de mots de passe traitent l'essentiel du risque courant. Nous nous appuyons sur des outils standards, Microsoft 365 ou Google Workspace selon vos habitudes, et notre article sur ce qu'un tenant Microsoft 365 contient réellement aide à comprendre ce que vous achetez.
Le site d'une association a enfin une saisonnalité : il doit être prêt avant les inscriptions, pas pendant. Nous préférons donc reprendre un site en fin de saison, avec un calendrier convenu, plutôt qu'improviser trois jours avant l'ouverture des adhésions. La création démarre à 1490 HT, chaque page supplémentaire se facture 90 HT et la mise en ligne 120 HT, comme pour toute autre structure. Le besoin se cadre depuis la page contact.
Comment nous procédons
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Audit de votre parc
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Contrat sur mesure
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Suivi 24/7
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École privée
Une école prépare sa rentrée informatique en juillet, pas le matin du premier cours.
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Une agence de communication travaille sur des stations puissantes et des délais courts, pas sur un parc de bureau.
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Dans une auto-école, le planning des moniteurs et les dossiers d'inscription font tourner toute l'activité.
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Questions fréquentes
Intervenez-vous pour les associations du Bassin Genevois ?
Oui. Dans une association, l'informatique change de mains à chaque renouvellement de bureau. Nous nous déplaçons sur site dans le Bassin Genevois et nous prenons en main à distance, selon ce que la panne exige.
Proposez-vous un tarif associatif ?
Non, notre grille est identique pour toutes les structures : un site à partir de 1490 HT et un contrat d'infogérance à partir de 120 HT par mois après audit. En revanche nous dimensionnons au réel, et une association avec un site et deux boîtes mail ne paie pas comme une PME de trente postes. Nous préférons un devis juste et lisible à une remise de principe suivie d'options.
Comment garantir que le prochain bureau retrouvera les accès ?
Nous rattachons le nom de domaine, l'hébergement et les comptes d'administration à l'association et non à une personne physique. Les identifiants sont conservés dans un coffre auquel plusieurs membres du bureau ont accès, et la liste des services utilisés est écrite noir sur blanc. Nous en gardons une copie sans jamais en être l'unique dépositaire.
Remplacez-vous le logiciel métier pour les associations ?
Non, sauf demande explicite. Nous tenons les postes, le réseau, la messagerie, la sauvegarde et le site autour de votre outil. L'éditeur reste l'éditeur.
Comment démarre un contrat pour les associations ?
Un audit de parc, puis un contrat d'infogérance à partir de 120 HT par mois. Le site se chiffre à part, à partir de 1490 HT. Vous pouvez aussi passer par l'urgence sans contrat.
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