Infogérance, sites et cloud pour les cabinets de recrutement
Un cabinet de recrutement manipule des données de carrière qui n'ont rien à faire dans une pièce jointe oubliée.
Des dossiers de candidats qui circulent en pièce jointe
Un cabinet de recrutement du Bassin Genevois vit dans deux outils : sa messagerie et son logiciel de suivi des candidatures. Les CV entrent par mail, par formulaire et par des plateformes, puis repartent vers les clients sous forme de synthèses et de dossiers complets. Chaque envoi laisse une copie quelque part, sur un portable, dans une boîte, dans un espace de transfert, et le cabinet perd la trace de ce qui existe et où.
Le second sujet est la mobilité. Vos consultants travaillent chez les clients, dans les trains et depuis chez eux, avec des portables qui contiennent des comptes rendus d'entretien et des éléments de rémunération. Un appareil oublié dans une salle de réunion expose des informations qui engagent votre réputation autant que celle de vos candidats. Une boîte mail compromise produit le même effet, en plus discret.
Ce que nous durcissons autour de votre logiciel de suivi
Nous ne remplaçons pas votre logiciel de suivi des candidatures et nous ne sommes pas éditeur : votre base reste chez son fournisseur. Nous durcissons ce qui l'entoure, c'est-à-dire les postes des consultants, la messagerie, les accès et les sauvegardes. Chaque portable est chiffré avec une clé de récupération conservée hors de la machine, chaque compte est nominatif, et la double authentification est activée sur les accès qui comptent.
Nous mettons ensuite en place un espace de partage d'équipe avec des droits explicites, afin que les dossiers de candidats cessent de circuler en pièce jointe. Une sauvegarde indépendante conserve les versions et permet de revenir en arrière. Nous ne rendons aucun avis juridique sur vos traitements de données : nous posons les mesures techniques et nous documentons précisément ce qui est fait.
Les trois risques que nous traitons dans un cabinet de recrutement
Portable de consultant perdu ou volé
Le disque est chiffré et sa clé de récupération est conservée dans un coffre, en dehors de la machine concernée. Les accès de l'appareil sont révoqués immédiatement et les sessions ouvertes sont fermées à distance. Le consultant repart avec un poste opérationnel, sans que le contenu de l'ancien devienne exploitable par un tiers.
Boîte mail saturée par les candidatures
Les CV et les pièces jointes lourdes remplissent une boîte jusqu'à ce que les envois échouent, au plus mauvais moment. Nous dimensionnons la messagerie, nous filtrons avec Mailinblack et nous orientons les pièces vers un espace partagé plutôt que vers la boîte. Vous conservez une messagerie qui envoie et reçoit, même en période de forte activité.
Site carrière qui n'inspire pas confiance
Un site qui affiche des offres pourvues depuis six mois envoie un mauvais signal aux candidats comme aux clients. Nous tenons un WordPress à jour, avec des offres faciles à publier, un formulaire de dépôt qui fonctionne et des mentions cohérentes. La création démarre à 1490 HT et la maintenance est comprise dans le contrat d'infogérance.
Trois prestations pour un cabinet aux dossiers sensibles
Infogérance
Postes des consultants et de l'assistanat sous inventaire, avec Bitdefender EDR, disques chiffrés, comptes nominatifs et double authentification sur les accès sensibles. Un appareil perdu se révoque et s'efface à distance, sans attendre le retour du consultant. Contrat à partir de 120 HT par mois, après audit.
Sites internet
Le site porte les offres, les expertises, le dépôt de candidature et les mentions, sur un WordPress hébergé et maintenu. Nous testons la chaîne du formulaire jusqu'à la boîte du consultant, parce qu'une candidature perdue ne se rattrape pas. Création à partir de 1490 HT, maintenance ensuite.
Expertise cloud
Copie hors de l'éditeur de la messagerie et des espaces partagés, avec une rétention décidée avec vous et une restauration testée. Une mission à 1000 HT par jour ne s'impose que pour un projet d'infrastructure ou une consolidation entre bureaux. Quand le dossier le demande, à la journée.
Les données des candidats et les portables des consultants
Un cabinet de recrutement détient des informations plus sensibles qu'il ne le croit : candidatures confidentielles, évaluations, prétentions, parfois la démarche d'une personne qui cherche discrètement à quitter son poste. La fuite d'un seul dossier coûte la confiance d'un candidat et celle d'un client, sans rattrapage possible. C'est pourquoi nous traitons le poste mobile comme le point le plus exposé du cabinet.
Le chiffrement des disques est la première mesure, à condition d'être réellement actif et documenté. La question qui compte n'est pas de savoir si le chiffrement est activé, mais où se trouve la clé de récupération : sur la machine ou dans un fichier partagé, la protection est décorative. Notre article sur la clé de récupération qui décide de tout explique ce mécanisme, et nous conservons ces clés dans un coffre dont vous êtes propriétaire.
Vient la question des copies. Votre logiciel de suivi héberge la base, mais votre messagerie contient des années d'échanges et votre espace partagé conserve les dossiers transmis aux clients. Ces services protègent leur infrastructure, ils ne réparent pas vos suppressions ni un compte désactivé par erreur. Nous ajoutons une copie hors de l'éditeur, selon le raisonnement de notre article sur ce que l'éditeur assure et ce que vous devez sauvegarder vous-même.
Votre site collecte enfin des candidatures, ce qui en fait un point d'entrée de données personnelles et non une simple vitrine. Le formulaire doit fonctionner, l'envoi doit arriver, les mentions et l'information sur les cookies doivent être lisibles. Nous vérifions ces éléments avant toute mise en ligne, comme le décrit notre article sur ce que nous contrôlons avant une mise en ligne, sans nous substituer à un conseil juridique. Le volet sécurité est détaillé sur notre page cybersécurité.
Comment nous procédons
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Audit de votre parc
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Contrat sur mesure
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Suivi 24/7
Métiers proches
Juridique et chiffre
Cabinet d'expertise comptable
Un cabinet d'expertise comptable travaille en pointe pendant les clôtures, et c'est justement la période où il ne peut rien arrêter.
Associations et formation
Agence de communication
Une agence de communication travaille sur des stations puissantes et des délais courts, pas sur un parc de bureau.
Juridique et chiffre
Cabinet d'avocats
Un avocat travaille autant hors du cabinet qu'à son bureau, et ses dossiers voyagent donc dans un sac et sur des réseaux qu'il ne maîtrise pas.
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Questions fréquentes
Intervenez-vous pour les cabinets de recrutement du Bassin Genevois ?
Oui. Un cabinet de recrutement manipule des données de carrière qui n'ont rien à faire dans une pièce jointe oubliée. Nous nous déplaçons sur site dans le Bassin Genevois et nous prenons en main à distance, selon ce que la panne exige.
Vos mesures techniques suffisent-elles pour nos obligations sur les données des candidats ?
Nous posons et documentons les mesures techniques : chiffrement, comptes nominatifs, droits d'accès, filtrage, sauvegarde et traçabilité quand l'outil le permet. Nous ne rendons pas d'avis juridique et nous ne rédigeons pas votre documentation de conformité, qui relève d'un conseil spécialisé. En pratique, notre inventaire technique lui sert de base de travail.
Nos consultants travaillent chez les clients : comment sécuriser cela ?
Le poste est chiffré, à jour, protégé par Bitdefender EDR et relié à un accès distant nominatif pour atteindre vos fichiers sans exposer de serveur. Les réseaux sans fil des clients sont traités comme des réseaux non fiables, ce qui interdit d'y exposer un partage. En cas de perte, nous révoquons les accès et nous effaçons l'appareil à distance dans la journée.
Remplacez-vous le logiciel métier pour les cabinets de recrutement ?
Non, sauf demande explicite. Nous tenons les postes, le réseau, la messagerie, la sauvegarde et le site autour de votre outil. L'éditeur reste l'éditeur.
Comment démarre un contrat pour les cabinets de recrutement ?
Un audit de parc, puis un contrat d'infogérance à partir de 120 HT par mois. Le site se chiffre à part, à partir de 1490 HT. Vous pouvez aussi passer par l'urgence sans contrat.
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