Infogérance, sites et cloud pour les cabinets de kinésithérapie
Un cabinet de kinésithérapie vit de son planning, et la plupart de ses pannes sont en réalité des mails de rendez-vous qui n'arrivent plus.
Un planning qui se remplit par mail, jusqu'au jour où il se vide
Un cabinet de kinésithérapie du Genevois compte en général de deux à six postes, un logiciel de suivi des séances, un agenda et un volume important d'échanges écrits : demandes de rendez-vous, prescriptions transmises par les médecins, annulations, questions des patients. Le parc est modeste, mais la dépendance à la messagerie et au formulaire du site est totale.
C'est là que les incidents se produisent, et ils sont sournois parce qu'ils ne déclenchent aucune alerte. Un formulaire dont les mails partent dans le vide, une adresse classée en indésirable chez les destinataires, une boîte pleine : le cabinet constate seulement que les créneaux se remplissent moins bien et que des patients affirment avoir écrit sans réponse. Une salle d'attente vide est un symptôme technique, mais personne ne l'interprète comme tel.
Ce que nous vérifions sur la chaîne de rendez-vous
Nous traitons la messagerie comme un élément critique et non comme un accessoire. Nous créons des adresses professionnelles sur votre domaine, nous déclarons les enregistrements qui prouvent que vos messages viennent bien de vous, nous réglons le filtrage Mailinblack sans avaler une prescription, et nous testons le parcours du formulaire jusqu'à la boîte. Les postes et les sauvegardes suivent, avec Bitdefender EDR et le support 24/7 sous contrat.
Nous ne remplaçons pas votre logiciel de suivi des séances ni votre outil de prise de rendez-vous en ligne, et nous ne les administrons pas à la place de leur éditeur. Nous ne donnons aucun avis sur vos obligations professionnelles ou sur la facturation de vos actes : ces questions relèvent de votre ordre et de votre comptable. Notre rôle consiste à faire tourner le socle et à dire clairement où s'arrête notre périmètre.
Les trois demandes typiques d'un cabinet de kiné
Mails de rendez-vous qui n'arrivent pas
C'est l'incident le plus fréquent et le plus coûteux, parce qu'il ne se voit pas. Nous remontons la chaîne complète, du formulaire du site au serveur de messagerie, puis nous corrigeons ce qui fait disparaître les messages. Nous vérifions ensuite l'arrivée avec des envois de test.
Cabinet partagé entre praticiens
Quand vous partagez l'accueil et le local avec d'autres praticiens, la question du périmètre se pose vite. Nous inventorions les postes et nous écrivons lesquels sont dans le contrat et à qui ils appartiennent. Chacun sait donc ce qu'il paie et ce qui est couvert.
Petit parc, contrat proportionné
Deux ou six postes ne justifient pas l'organisation d'un siège de cinquante personnes. Nous partons de l'inventaire réel pour construire un contrat à partir de 120 HT par mois, sans option qui ne sert à rien chez vous. Le site vitrine se chiffre à part, à partir de 1490 HT.
Ce que nous couvrons pour un cabinet de kinésithérapie
Infogérance
Nous prenons les postes de cabine et du secrétariat, l'imprimante, le lien internet et la messagerie filtrée, avec Bitdefender EDR et le support 24/7 sous contrat. Le contrat se construit sur l'inventaire réel, à partir de 120 HT par mois après audit. Contrat à partir de 120 HT par mois, après audit.
Sites internet
Nous produisons une vitrine qui présente les praticiens, les prises en charge, les horaires et l'accès, avec un formulaire dont nous vérifions l'arrivée des messages. La création part de 1490 HT, et le suivi du site s'intègre ensuite au contrat. Création à partir de 1490 HT, maintenance ensuite.
Expertise cloud
À l'échelle de quelques postes, le cloud sert surtout à conserver une copie des dossiers hors du local, sans matériel supplémentaire à entretenir. Une mission d'architecture reste possible au taux journalier de 1000 HT, mais elle est rarement justifiée ici. Quand le dossier le demande, à la journée.
La messagerie du cabinet, de la demande de rendez-vous à la boîte
Un cabinet de kinésithérapie reçoit ses patients par écrit bien plus qu'il ne le croit. Entre le formulaire du site, l'adresse affichée sur les annuaires, les prescriptions scannées envoyées par les médecins et les échanges avec les mutuelles, la messagerie est le premier canal du cabinet. Le paradoxe est que personne ne la surveille : on suppose qu'un mail envoyé arrive, et qu'un mail non reçu n'a jamais été écrit.
Deux mécanismes distincts font disparaître ces messages. Le premier est l'envoi : si votre domaine ne publie pas correctement les enregistrements qui identifient vos serveurs autorisés, vos réponses partent en indésirables chez le patient ou chez le médecin, et vous ne le savez jamais. Nous expliquons ce fonctionnement dans notre article sur SPF, DKIM et DMARC pour prouver que vos messages viennent bien de vous.
Le second mécanisme est la réception depuis votre propre site. Un formulaire affiche un message de remerciement dès que le visiteur clique, indépendamment de ce qui se passe côté serveur, et il continue de le faire quand aucun mail ne part : nous décrivons les causes dans notre article sur le formulaire qui dit merci alors que le mail n'arrive jamais. Reste le filtrage, qui est un réglage plutôt qu'un produit, puisqu'un filtre trop agressif met en quarantaine une prescription scannée. Un audit du cabinet commence en général par ce contrôle de bout en bout.
Comment nous procédons
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Audit de votre parc
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Contrat sur mesure
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Suivi 24/7
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Questions fréquentes
Intervenez-vous pour les cabinets de kinésithérapie du Bassin Genevois ?
Oui. Un cabinet de kinésithérapie vit de son planning, et la plupart de ses pannes sont en réalité des mails de rendez-vous qui n'arrivent plus. Nous nous déplaçons sur site dans le Bassin Genevois et nous prenons en main à distance, selon ce que la panne exige.
Comment vérifiez-vous que les demandes de rendez-vous arrivent ?
Nous testons le parcours de bout en bout, en envoyant depuis plusieurs fournisseurs de messagerie et en contrôlant l'arrivée dans la boîte, y compris dans la quarantaine. Nous regardons ensuite les journaux d'envoi du site et les enregistrements du domaine pour corriger la cause. Ce contrôle se refait après chaque changement d'hébergement.
Gérez-vous l'outil de prise de rendez-vous en ligne ?
Nous ne l'administrons pas et nous ne le remplaçons pas, car il appartient à son éditeur et à vous. Nous nous assurons que les postes, le navigateur, le lien internet et les notifications par mail fonctionnent autour. Si le service est indisponible, nous vous aidons à ouvrir le ticket chez l'éditeur.
Remplacez-vous le logiciel métier pour les cabinets de kinésithérapie ?
Non, sauf demande explicite. Nous tenons les postes, le réseau, la messagerie, la sauvegarde et le site autour de votre outil. L'éditeur reste l'éditeur.
Comment démarre un contrat pour les cabinets de kinésithérapie ?
Un audit de parc, puis un contrat d'infogérance à partir de 120 HT par mois. Le site se chiffre à part, à partir de 1490 HT. Vous pouvez aussi passer par l'urgence sans contrat.
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