Une entreprise de douze personnes nous appelle parce qu'une assistante commerciale vient de partir et que plus personne ne retrouve les devis de l'année. L'explication tient en une phrase : les dossiers vivaient dans l'espace kDrive de cette collaboratrice, partagés au fil du temps par des liens envoyés dans des courriels. Les fichiers n'ont pas disparu, ils appartiennent simplement à un compte que l'entreprise doit maintenant récupérer proprement, avant de le fermer.
kDrive est l'espace de fichiers d'Infomaniak. Il synchronise les documents entre les postes, gère des dossiers partagés entre collaborateurs, produit des liens de partage vers l'extérieur, et conserve les données dans des centres de données situés en Suisse. Nous le déployons régulièrement dans le Bassin Genevois, souvent chez des entreprises qui hébergent déjà leur site et leur messagerie chez le même fournisseur, ou dont les clients exigent que les documents restent sur le territoire suisse. Nous sommes partenaire Infomaniak, et le compte reste dans tous les cas au nom de votre société : vous en restez propriétaire, nous l'administrons pour vous.
Ce que kDrive apporte concrètement à une équipe
Le premier apport est la centralisation des documents de travail dans des espaces qui appartiennent à l'entreprise plutôt qu'aux personnes. Un dossier commercial, un dossier comptable et un dossier technique existent indépendamment des collaborateurs qui les alimentent, et les droits se règlent par groupe. Quand quelqu'un arrive ou s'en va, vous ajustez une appartenance de groupe au lieu de reconstituer des partages individuels.
Le deuxième apport concerne les échanges avec l'extérieur. Un lien de partage permet d'envoyer un dossier volumineux à un client français ou suisse sans lui imposer la création d'un compte, avec une date d'expiration et un mot de passe quand le contenu le justifie. Cela évite la pratique consistant à découper un plan en quatre courriels pour passer sous la limite de taille des pièces jointes.
Le troisième apport est la cohérence de l'ensemble, quand le site et les boîtes se trouvent déjà chez le même hébergeur. Vous administrez un seul jeu d'accès, vous recevez une seule facture, et l'assistance parle d'une seule infrastructure. Nous décrivons le volet courriel dans notre article sur la messagerie Infomaniak, et le choix du pays d'hébergement dans celui consacré à l'hébergement en Suisse ou en France.
Pourquoi la synchronisation ressemble à une sauvegarde sans en être une
C'est le point sur lequel nous insistons le plus, parce que la confusion est naturelle : vos fichiers existent sur votre ordinateur et chez l'hébergeur, donc deux exemplaires semblent disponibles. Le raisonnement oublie que la synchronisation n'est pas une copie mais un miroir, et qu'un miroir reproduit fidèlement ce qu'on lui présente.
Lorsqu'un collaborateur supprime un dossier sur son poste, l'agent de synchronisation transmet cette suppression au service, où elle s'applique. L'élément passe en corbeille, avec une durée de conservation limitée qu'il faut lire dans votre contrat plutôt que de l'estimer au hasard. Lorsqu'un poste est atteint par un logiciel de rançon, l'agent envoie les fichiers chiffrés, qui deviennent la version courante côté service. L'historique de versions permet alors de revenir en arrière, ce qui reste faisable sur quelques documents et devient un chantier de plusieurs jours sur une arborescence entière.
Une copie indépendante reste donc nécessaire, conservée ailleurs et écrite avec un compte distinct de celui des utilisateurs. Nous expliquons le décompte des exemplaires dans notre article sur la règle 3-2-1 et le hors site, et ce dispositif fait partie de notre offre de sauvegarde et de reprise d'activité. Le raisonnement est identique pour les autres espaces du même genre, comme nous le montrons à propos de OneDrive en entreprise.
Les cinq erreurs d'organisation que nous corrigeons le plus souvent
- Toute la documentation de l'entreprise réside dans l'espace personnel du dirigeant, partagé à une douzaine de personnes. Le montage fonctionne jusqu'au jour où ce compte change, se bloque ou se fait pirater, et l'ensemble de l'activité en dépend alors.
- Les liens de partage sont créés sans date de fin et s'accumulent pendant des années. Un ancien fournisseur consulte encore un dossier tarifaire dont il ne devrait plus rien savoir, sans qu'aucune malveillance intervienne.
- L'espace disponible arrive à saturation, et les collaborateurs contournent le problème en déposant des copies de travail sur le bureau de leur ordinateur portable. Ces fichiers deviennent invisibles pour l'entreprise et se perdent avec la machine.
- Un compte Infomaniak personnel, créé autrefois pour un site associatif, sert de compte d'administration à la société. La séparation devient impossible à démêler au moment d'un contrôle ou d'un départ.
- L'accès aux applications mobiles fonctionne sans authentification à deux facteurs sur les comptes d'administration, alors qu'un téléphone oublié dans un train donne accès à l'ensemble des dossiers de l'entreprise.
kDrive, un espace concurrent ou un boîtier de stockage local : comment nous tranchons
Google Drive, OneDrive et kDrive rendent globalement le même service, et nous ne cherchons pas à défendre une marque. Nous retenons kDrive dans deux cas de figure précis. Le premier est celui d'une entreprise déjà installée chez Infomaniak pour son site et ses courriels, où ajouter un troisième fournisseur n'apporterait qu'une facture et un jeu de mots de passe supplémentaires. Le second est celui d'une exigence de résidence des données en Suisse, écrite dans un contrat client ou dans une politique interne.
En revanche, si votre entreprise utilise déjà Microsoft 365 avec des bibliothèques d'équipe en place, l'ajout de kDrive crée une seconde vérité et donc une confusion durable sur l'emplacement du bon fichier. Nous décrivons cet usage dans notre article sur SharePoint pour une PME.
Face à un boîtier de stockage local, la question n'est pas de choisir un camp. Un stockage réseau installé dans vos locaux reste excellent pour les gros volumes, les fichiers de conception lourds et les restaurations rapides, parce qu'il travaille à la vitesse du réseau interne. kDrive excelle sur la mobilité, le télétravail et le partage externe. Les deux se complètent, à condition d'écrire noir sur blanc quelle donnée vit où et laquelle ne se trouve qu'à un seul endroit.
Notre méthode pour structurer un espace kDrive d'équipe
Nous commençons par une cartographie simple : qui produit quels documents, qui doit les lire, et lesquels ne doivent jamais sortir de l'entreprise. Cette étape prend une heure ou deux et détermine toute l'arborescence, qu'il vaut mieux poser correctement dès le départ plutôt que de réorganiser une fois que trois cents dossiers existent.
Nous créons ensuite des espaces d'équipe distincts des espaces personnels, avec des droits attribués par groupe. Nous rapatrions les documents qui vivaient dans les comptes individuels, et nous récupérons systématiquement le contenu d'un compte avant sa suppression, jamais après. Nous activons l'authentification à deux facteurs sur les comptes d'administration, nous passons en revue les liens de partage existants pour fermer ceux qui ont fait leur temps, et nous mettons en place la copie hors synchronisation lorsque la valeur des documents la justifie.
Nous laissons enfin une documentation courte, qui tient sur une page et indique où se trouve chaque type de document, qui administre le compte et comment demander un accès. L'administration du service fait partie de nos contrats d'infogérance, qui démarrent à 120 HT / mois avec le même chiffre en euros et en francs. Le paramétrage se réalise à distance, et nous nous déplaçons dans le Bassin Genevois pour la partie postes de travail et stockage local.
Si vos devis et vos contrats vivent aujourd'hui dans l'espace personnel d'une seule personne, déplaçons-les dans un espace d'équipe avant le prochain départ. L'opération se planifie tranquillement en amont, alors qu'elle devient une négociation désagréable une fois le préavis posé.