Infogérance, sites et cloud pour les conseillers en patrimoine
Un conseiller en gestion de patrimoine accumule des accès à des outils et des portails, et il faut pouvoir tous les retirer le jour où quelqu'un part.
Un cabinet qui accumule des comptes sans jamais les retirer
Un conseiller en gestion de patrimoine du Genevois travaille avec bien plus d'outils extérieurs qu'une PME classique : un outil de gestion de la relation client, les portails des compagnies et des partenaires, une messagerie, un espace de partage avec les clients, la visioconférence, un outil de signature à distance. Chacun a ses propres comptes, ses propres mots de passe et sa propre politique.
Le problème n'apparaît pas à la création de ces accès mais à leur fin de vie. Un assistant qui part, un partenariat qui se termine : les comptes restent, les mots de passe partagés continuent de fonctionner, la boîte mail est encore consultée depuis un téléphone personnel. Personne ne tient la liste, donc personne ne peut fermer proprement, alors que les données de vos clients sont précisément celles qu'il ne faut pas laisser derrière soi.
Une identité par personne, révocable en une seule fois
Nous construisons l'organisation autour d'un annuaire unique où chaque personne a sa propre identité, avec une deuxième vérification à la connexion. Les accès aux outils sont rattachés à cette identité chaque fois que l'outil le permet, et les identifiants qui restent isolés sont conservés dans un coffre d'équipe dont le cabinet garde la propriété. Désactiver une personne devient alors une opération unique et vérifiable, au lieu d'une chasse aux comptes oubliés.
Nous ne remplaçons pas votre outil de gestion de la relation client et nous n'accédons pas aux données de vos clients : nous administrons les identités et les postes, pas le contenu. Nous ne donnons aucun conseil financier, fiscal ou juridique, et nous n'affirmons pas qu'une configuration technique satisfait une exigence de votre activité : votre conformité relève de votre conseil et de vos partenaires. Nous documentons ce qui est mis en place, et vous l'utilisez comme vous l'entendez.
Les trois chantiers habituels d'un cabinet de conseil
Départ d'un collaborateur
Le jour où quelqu'un quitte le cabinet, il faut couper les accès et récupérer les dossiers en cours, dans cet ordre. Nous préparons cette procédure à l'avance, avec la liste des services concernés et le sort de la boîte mail. L'opération se fait alors en une intervention, sans découvrir un accès résiduel six mois plus tard.
Documents confidentiels échangés avec les clients
Les pièces patrimoniales ne devraient pas circuler en pièces jointes vers des adresses personnelles. Nous mettons en place un espace de partage identifié, avec des droits par client et une durée de vie sur les liens. Vous savez qui a accédé à quoi, ce qui est difficile à reconstituer avec un échange de mails.
Rendez-vous à distance qui fonctionnent
Quand le client est à Genève et vous à Archamps, la visioconférence devient un outil de production. Nous préparons le poste, le micro, la caméra et le lien réseau pour que le rendez-vous ne commence pas par dix minutes de réglages. Le confort technique fait partie de l'image du cabinet.
Ce que nous couvrons pour un cabinet de gestion de patrimoine
Infogérance
Nous prenons sous contrat les postes des conseillers, fixes et portables, la messagerie, l'annuaire des identités et les sauvegardes, avec Bitdefender EDR et le support 24/7. Le contrat se dimensionne après audit, à partir de 120 HT par mois. Contrat à partir de 120 HT par mois, après audit.
Sites internet
Nous produisons un site qui explique votre positionnement, votre mode de rémunération tel que vous le communiquez, l'équipe et la prise de rendez-vous. La création part de 1490 HT, et la maintenance est en général comprise dans le contrat. Création à partir de 1490 HT, maintenance ensuite.
Expertise cloud
Le cloud sert ici à porter l'annuaire des identités, l'espace de partage avec les clients et la copie de vos dossiers hors des portables. Une mission d'architecture se facture au taux journalier de 1000 HT, quand la structure du cabinet le justifie. Quand le dossier le demande, à la journée.
Un annuaire unique, et une révocation qui ferme vraiment tout
La question des accès se pose rarement en amont, et presque toujours dans l'urgence d'un départ. C'est le pire moment, parce qu'il faut alors reconstituer de mémoire la liste des services utilisés, retrouver qui détient quels mots de passe, décider du sort de la boîte mail et récupérer les dossiers en cours sans interrompre les clients suivis. Nous voyons régulièrement des cabinets découvrir des mois après un départ qu'un accès fonctionne encore.
Nous préférons donc traiter ce sujet quand tout va bien, en écrivant la procédure et en la testant : services concernés, ordre des opérations, devenir de la messagerie, transfert des documents. Nous décrivons cette méthode et ses pièges classiques, comme les règles de transfert automatique laissées en place, dans notre article sur la fermeture des accès et la récupération des dossiers au départ d'un collaborateur.
Pour que cette fermeture soit efficace, il faut un point de contrôle unique. Un annuaire d'entreprise remplit ce rôle : il porte les identités, il applique la deuxième vérification et il permet de désactiver une personne pour tous les services rattachés, comme nous l'expliquons dans notre article sur l'annuaire qui commande tous vos accès Microsoft 365. Restent les portails de partenaires, qui n'acceptent que leurs propres identifiants : nous ne prétendrons pas les intégrer, nous les inventorions et nous plaçons leurs identifiants dans un coffre qui appartient au cabinet. Un inventaire de vos accès constitue le point de départ.
Comment nous procédons
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Audit de votre parc
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Contrat sur mesure
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Suivi 24/7
Métiers proches
Juridique et chiffre
Cabinet d'expertise comptable
Un cabinet d'expertise comptable travaille en pointe pendant les clôtures, et c'est justement la période où il ne peut rien arrêter.
Juridique et chiffre
Fiduciaire
Une fiduciaire doit souvent pouvoir dire où ses données sont stockées, et cette question se décide au moment de l'architecture, pas après.
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Cabinet d'avocats
Un avocat travaille autant hors du cabinet qu'à son bureau, et ses dossiers voyagent donc dans un sac et sur des réseaux qu'il ne maîtrise pas.
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Questions fréquentes
Intervenez-vous pour les conseillers en patrimoine du Bassin Genevois ?
Oui. Un conseiller en gestion de patrimoine accumule des accès à des outils et des portails, et il faut pouvoir tous les retirer le jour où quelqu'un part. Nous nous déplaçons sur site dans le Bassin Genevois et nous prenons en main à distance, selon ce que la panne exige.
Que se passe-t-il concrètement au départ d'un collaborateur ?
Nous appliquons la procédure écrite à l'avance : désactivation de l'identité, retrait des sessions actives, traitement de la boîte mail selon ce que vous décidez, récupération des documents en cours. Nous vérifions ensuite les accès qui ne dépendent pas de l'annuaire, et vous obtenez la liste de ce qui a été fermé et de ce qui reste à faire chez un tiers.
Accédez-vous aux données patrimoniales de nos clients ?
Non. Nous administrons les identités, les postes, la messagerie et les sauvegardes, ce qui n'exige aucune consultation du contenu des dossiers. Les interventions passent par des sessions de prise en main que vous ouvrez, et non par un accès permanent. Nous ne conservons aucune copie de vos données de notre côté.
Remplacez-vous le logiciel métier pour les conseillers en patrimoine ?
Non, sauf demande explicite. Nous tenons les postes, le réseau, la messagerie, la sauvegarde et le site autour de votre outil. L'éditeur reste l'éditeur.
Comment démarre un contrat pour les conseillers en patrimoine ?
Un audit de parc, puis un contrat d'infogérance à partir de 120 HT par mois. Le site se chiffre à part, à partir de 1490 HT. Vous pouvez aussi passer par l'urgence sans contrat.
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