Infogérance, sites et cloud pour les fiduciaires
Une fiduciaire doit souvent pouvoir dire où ses données sont stockées, et cette question se décide au moment de l'architecture, pas après.
Où sont réellement stockées les données de vos clients
Une fiduciaire du canton de Genève ou du Pays de Gex traite des dossiers dont la confidentialité est le premier attribut, pour des clients installés de part et d'autre de la frontière. Les outils sont souvent suisses, et les clients posent de plus en plus une question précise : où sont conservées les données que vous détenez pour nous.
Or cette question a rarement été instruite. Le serveur est au bureau, mais la sauvegarde part vers un service dont personne ne sait où se trouvent les centres de données, la messagerie est hébergée chez un fournisseur international, et un espace de partage a été ouvert par un collaborateur pour dépanner. Le jour où un client demande une réponse écrite, la fiduciaire découvre qu'elle ne peut pas la donner.
Décider de la localisation avant de choisir l'outil
Nous commençons par la cartographie de vos données : quelles catégories vous détenez, où elles sont stockées aujourd'hui, où partent les sauvegardes et qui peut techniquement y accéder. Nous vous présentons ensuite les options avec leurs conséquences réelles en coût, en performance et en réversibilité : hébergement en Suisse, en France, cloud privé sur OpenStack ou serveur infogéré.
Nous ne remplaçons pas votre logiciel de comptabilité ni vos outils de gestion de mandats, et nous ne donnons aucun avis comptable, fiscal ou juridique, y compris sur la protection des données : votre conseil et votre juriste sont compétents pour cela, et nous ne prétendons pas qu'une architecture technique vous met en règle avec quoi que ce soit. Notre apport est factuel : nous vous disons où les données se trouvent, qui y accède et comment le prouver.
Les trois questions que nous traitons pour une fiduciaire
Données conservées en Suisse
Quand vous décidez que certaines données doivent rester en Suisse, cela se traduit par des choix précis d'hébergement, de sauvegarde et de messagerie. Nous instruisons ces choix avec leurs coûts et leurs limites, puis nous les mettons en place. Vous obtenez une réponse écrite à donner à vos clients, fondée sur la configuration réelle.
Collaborateurs en télétravail des deux côtés
Un accès distant improvisé sur un poste personnel n'est pas acceptable pour des dossiers confidentiels. Nous mettons en place un accès nominatif avec une deuxième vérification et une trace des connexions. Le collaborateur travaille de la même manière depuis Genève, Ferney-Voltaire ou son domicile.
Archives des exercices clos
Les dossiers de mandat s'accumulent exercice après exercice et personne ne supprime jamais rien. Nous séparons l'espace de travail de l'archive, avec une durée de conservation écrite et des restaurations vérifiées, pour qu'une pièce de plusieurs années ne dépende pas d'un disque posé sous un bureau.
Ce que nous couvrons pour une fiduciaire
Infogérance
Nous prenons sous contrat les postes des collaborateurs, les accès distants, la messagerie et les sauvegardes, avec Bitdefender EDR, la supervision et le support 24/7. Le contrat se dimensionne après audit, à partir de 120 HT par mois. Contrat à partir de 120 HT par mois, après audit.
Sites internet
Nous produisons un site sobre qui présente la fiduciaire, ses domaines de mandat et ses coordonnées, avec une version courte en anglais si votre clientèle le justifie. La création part de 1490 HT, et le suivi du site s'intègre ensuite au contrat. Création à partir de 1490 HT, maintenance ensuite.
Expertise cloud
Le cloud est ici un sujet d'architecture plus que d'outillage, puisqu'il détermine où vos données résident et qui peut y accéder. Ces missions se traitent au taux journalier de 1000 HT, et un forfait de run devient possible une fois la plateforme stabilisée. Quand le dossier le demande, à la journée.
Garder les données en Suisse : les options et leurs contraintes
La demande de conserver les données en Suisse est recevable, mais elle mérite d'être traduite en décisions techniques plutôt que reçue comme un principe. La première étape consiste à savoir de quelles données on parle : les dossiers de mandat, la messagerie, les sauvegardes et les journaux techniques ne posent pas les mêmes questions.
Plusieurs architectures répondent ensuite au besoin. Un serveur infogéré dans vos murs ou dans un centre de données suisse reste la solution la plus simple à expliquer à un client, tandis qu'un cloud privé bâti sur OpenStack apporte davantage de souplesse au prix d'une exploitation plus exigeante. Nous comparons ces deux voies dans notre article sur le cloud privé OpenStack et le serveur infogéré.
Il faut aussi accepter les contreparties, que nous annonçons avant la signature : un hébergement suisse peut coûter davantage à performance équivalente, et une architecture strictement nationale complique la reprise d'activité puisqu'il faut une seconde localisation acceptable. Reste le choix du prestataire, qui doit se déplacer effectivement à Genève ou dans le Pays de Gex et facturer dans votre monnaie, comme nous l'expliquons dans notre article sur le fonctionnement d'un prestataire franco-suisse. La page expertise cloud décrit nos missions à la journée, et un échange sur votre cartographie situe votre point de départ.
Comment nous procédons
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Audit de votre parc
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Contrat sur mesure
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Suivi 24/7
Métiers proches
Juridique et chiffre
Cabinet d'expertise comptable
Un cabinet d'expertise comptable travaille en pointe pendant les clôtures, et c'est justement la période où il ne peut rien arrêter.
Juridique et chiffre
Cabinet d'avocats
Un avocat travaille autant hors du cabinet qu'à son bureau, et ses dossiers voyagent donc dans un sac et sur des réseaux qu'il ne maîtrise pas.
Juridique et chiffre
Conseiller en gestion de patrimoine
Un conseiller en gestion de patrimoine accumule des accès à des outils et des portails, et il faut pouvoir tous les retirer le jour où quelqu'un part.
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Questions fréquentes
Intervenez-vous pour les fiduciaires du Bassin Genevois ?
Oui. Une fiduciaire doit souvent pouvoir dire où ses données sont stockées, et cette question se décide au moment de l'architecture, pas après. Nous nous déplaçons sur site dans le Bassin Genevois et nous prenons en main à distance, selon ce que la panne exige.
Pouvez-vous garantir que nos données restent en Suisse ?
Nous pouvons construire une architecture dont les composants sont hébergés en Suisse et vous documenter où chaque donnée réside, sauvegardes comprises. Ce que nous ne faisons pas, c'est affirmer que cette configuration vous rend conforme à une obligation particulière : cette appréciation relève de votre juriste.
Intervenez-vous pendant la période de bouclement ?
Oui, et nous décalons ce qui peut l'être. Les travaux qui coupent un service, migration de messagerie ou remplacement de serveur, se planifient hors des semaines de bouclement, sur une fenêtre convenue avec vous. Les incidents, eux, ne se planifient pas : l'astreinte reste ouverte 24/7 pendant ces périodes, où l'arrêt d'un poste coûte le plus cher.
Remplacez-vous le logiciel métier pour les fiduciaires ?
Non, sauf demande explicite. Nous tenons les postes, le réseau, la messagerie, la sauvegarde et le site autour de votre outil. L'éditeur reste l'éditeur.
Comment démarre un contrat pour les fiduciaires ?
Un audit de parc, puis un contrat d'infogérance à partir de 120 HT par mois. Le site se chiffre à part, à partir de 1490 HT. Vous pouvez aussi passer par l'urgence sans contrat.
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