Infogérance, sites et cloud pour les cabinets d'orthodontie
Un traitement d'orthodontie se suit sur plusieurs années, et son historique photographique doit rester consultable du premier au dernier rendez-vous.
Un suivi qui dure des années, un stockage qui n'a pas suivi
Un cabinet d'orthodontie ne travaille pas dans l'instant : il accompagne un même patient sur plusieurs années, avec des séries photographiques à chaque étape, des empreintes numériques, des devis échelonnés et une correspondance suivie avec les familles et les praticiens qui adressent. L'intérêt du dossier vient précisément de son ancienneté, puisque c'est la comparaison entre le début et l'état actuel qui compte.
Le stockage, lui, a rarement été prévu pour cette durée. Les médias s'entassent dans une arborescence qui a changé trois fois de logique, l'espace a été étendu au coup par coup, et une partie des séries anciennes dort sur un boîtier dont personne ne sait s'il est sauvegardé. Le jour où il faut ressortir une série de trois ans, la question n'est plus technique mais documentaire : le fichier existe-t-il encore, et sous quel nom.
Ranger l'archive, puis prouver qu'elle se remonte
Nous commençons par l'état des lieux du stockage : où sont les médias, quel volume représente chaque année, quels espaces sont réellement sauvegardés et lesquels ne le sont pas. Nous proposons ensuite une organisation stable avec des droits nominatifs, des instantanés sur l'espace de travail et une copie hors du cabinet pour l'archive. Les postes cliniques et du secrétariat passent sous Bitdefender EDR, avec le support 24/7 sous contrat.
Nous ne remplaçons pas votre logiciel d'orthodontie ni votre outil d'imagerie, et nous ne réorganisons jamais une arborescence sans votre validation, parce que la logique de classement est un choix clinique et non technique. Nous ne nous prononçons pas non plus sur ce que vous devez conserver ni pendant combien de temps : cette question relève de votre ordre et de votre conseil, et nous adaptons la technique à votre réponse.
Les trois chantiers habituels en orthodontie
Séries photographiques sur plusieurs années
Les clichés de suivi s'accumulent sans jamais être supprimés, et le volume grossit plus vite que prévu. Nous mesurons la croissance réelle par année et nous dimensionnons stockage et sauvegarde sur ce chiffre. Nous distinguons l'espace de travail courant de l'archive, qui n'a pas les mêmes besoins.
Secrétariat en dialogue avec les familles
Un cabinet d'orthodontie écrit beaucoup : devis échelonnés, plans de traitement, courriers aux correspondants, relances. Nous mettons en place une messagerie professionnelle filtrée et nous vérifions que rien d'important ne se perd dans la quarantaine. Les documents scannés doivent arriver dans la bonne boîte.
Deux fauteuils, un seul socle technique
Que le cabinet compte deux fauteuils ou six, la logique est la même mais le dimensionnement change. Nous partons de l'inventaire des postes et du volume de médias plutôt que d'une grille commerciale. Le contrat s'ajuste ensuite quand vous ajoutez un poste ou un praticien.
Ce que nous couvrons pour un cabinet d'orthodontie
Infogérance
Nous prenons sous contrat les postes cliniques, ceux du secrétariat et l'espace de stockage des médias de suivi, avec Bitdefender EDR, la supervision et le support 24/7. Le contrat se dimensionne après audit du parc et du volume, à partir de 120 HT par mois. Contrat à partir de 120 HT par mois, après audit.
Sites internet
Nous produisons un site qui explique le déroulement d'un traitement, les étapes, l'équipe et la prise de contact, ce qui répond aux questions des familles. La création part de 1490 HT, et la maintenance est en général comprise dans le contrat d'infogérance. Création à partir de 1490 HT, maintenance ensuite.
Expertise cloud
L'archive photographique est le premier candidat au stockage hors site, parce qu'elle grossit sans arrêt et doit survivre au cabinet lui-même. Nous construisons cette architecture au taux journalier de 1000 HT, quand le volume le justifie. Quand le dossier le demande, à la journée.
Ranger dix ans de médias de suivi sans les perdre en route
L'archivage long est le sujet propre à l'orthodontie, et il se joue sur trois questions rarement posées ensemble : où vivent les fichiers, qui a le droit de les lire, et comment retrouver une série précise plusieurs années après. Un cabinet qui a grandi accumule des couches successives : le dossier partagé d'origine, un boîtier ajouté quand l'espace a manqué, des copies sur des postes individuels. Chaque couche est un endroit où un dossier peut se perdre.
Nous ramenons donc l'ensemble à deux espaces nommés clairement, l'un pour le travail courant et l'autre pour l'archive, avec des droits nominatifs plutôt qu'un accès unique partagé par tout le cabinet. Le choix de l'outil vient après : nous décrivons comment organiser proprement des fichiers d'équipe hébergés, et pourquoi cela ne constitue pas une sauvegarde, dans notre article sur l'organisation des fichiers d'équipe avec kDrive.
La sauvegarde de l'archive demande un raisonnement différent de celle des données courantes : sur un espace de travail, ce qui compte est la fréquence des copies, alors que sur une archive, ce sont la durée de conservation et l'existence d'une copie détachée. Nous cadrons ces deux politiques séparément, puis nous vérifions : nous restaurons une série ancienne sur un environnement de test et nous regardons si les images s'ouvrent et se rattachent au bon dossier. La page sauvegarde et reprise d'activité décrit cette méthode, et vous pouvez nous exposer l'état de votre stockage avant tout chiffrage.
Comment nous procédons
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Audit de votre parc
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Contrat sur mesure
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Suivi 24/7
Métiers proches
Santé
Cabinet dentaire
Pendant une vacation, un poste bloqué ou une radio qui ne s'ouvre pas arrête le fauteuil autant que le secrétariat.
Santé
Cabinet d'ophtalmologie
Le plateau technique produit des examens lourds toute la journée, et le réseau du cabinet doit les encaisser sans faire attendre la salle.
Santé
Médecin généraliste
Dans un cabinet de ville, tout repose souvent sur un seul poste de consultation, et personne n'est là pour le dépanner à huit heures.
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Questions fréquentes
Intervenez-vous pour les cabinets d'orthodontie du Bassin Genevois ?
Oui. Un traitement d'orthodontie se suit sur plusieurs années, et son historique photographique doit rester consultable du premier au dernier rendez-vous. Nous nous déplaçons sur site dans le Bassin Genevois et nous prenons en main à distance, selon ce que la panne exige.
Pouvez-vous retrouver une série photographique de plusieurs années ?
Nous pouvons vous dire où elle se trouve, si elle est sauvegardée et comment la remonter, à condition que la copie existe. L'audit commence justement par un inventaire des espaces de stockage, y compris ceux que plus personne n'utilise. En revanche, nous ne pouvons pas recréer un fichier qui n'a jamais été copié nulle part.
Combien de temps faut-il conserver les médias de suivi ?
Ce n'est pas à nous d'en décider, car il s'agit d'une question professionnelle et non technique : votre ordre et votre conseil sont les bons interlocuteurs. Vous nous donnez la durée retenue, et nous configurons la conservation et l'espace nécessaire, en vous indiquant ce que chaque durée coûte en stockage.
Remplacez-vous le logiciel métier pour les cabinets d'orthodontie ?
Non, sauf demande explicite. Nous tenons les postes, le réseau, la messagerie, la sauvegarde et le site autour de votre outil. L'éditeur reste l'éditeur.
Comment démarre un contrat pour les cabinets d'orthodontie ?
Un audit de parc, puis un contrat d'infogérance à partir de 120 HT par mois. Le site se chiffre à part, à partir de 1490 HT. Vous pouvez aussi passer par l'urgence sans contrat.
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